Hướng dẫn xử lý đơn hàng trên Tiktok Shop với 4 bước đơn giản

Cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop là một khía cạnh quan trọng mà các nhà bán, đặc biệt là những người mới bắt đầu, quan tâm đến. Khác với việc kinh doanh theo cách truyền thống, tham gia vào TikTok hoặc bất kỳ nền tảng mạng xã hội nào cũng đều đòi hỏi tuân thủ các quy định và chính sách của đơn vị. Để giúp mọi người chuẩn bị tốt nhất cho việc xử lý đơn hàng, đặc biệt là những đơn hàng đầu tiên, trong bài viết này, DC Media sẽ chia sẻ với bạn cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop một cách đơn giản nhất!

Làm thế nào để biết trên TikTok có đơn hàng?

Để kiểm tra xem cửa hàng của bạn có đơn hàng mới hay không, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

Cách 1: Xem thanh thông báo trên ứng dụng TikTok

• Đăng nhập vào ứng dụng TikTok và chọn biểu tượng thông báo (hình chiếc chuông) trên màn hình.
• Hệ thống sẽ thông báo cho bạn khi có đơn hàng mới.

Cách 2: Kiểm tra trong phần quản lý đơn hàng

• Đăng nhập vào TikTok Shop và truy cập vào phần quản lý đơn hàng.
• Bạn sẽ thấy các đơn đặt hàng mới đang chờ xác nhận, cũng như các đơn hàng đang chờ vận chuyển.

Cách 3: Kiểm tra email

• Đơn đặt hàng mới cũng sẽ được gửi đến địa chỉ email mà bạn đã sử dụng khi đăng ký cửa hàng trên TikTok.

Sau khi một đơn đặt hàng mới được xác nhận, bước tiếp theo là xử lý đơn hàng. Dưới đây là các hướng dẫn để thực hiện việc này trên TikTok Shop.

Cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop qua thao tác đơn giản

Dưới đây là cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop mà mọi nhà bán hàng cần hiểu rõ. Việc hiểu đúng quy trình xử lý đơn hàng sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và tránh vi phạm vào những quy định mà TikTok áp dụng.

Thao tác xác nhận đơn khi khách đặt hàng

Sau khi khách hàng đặt hàng qua cửa hàng TikTok, người bán cần kiểm tra lại chi tiết đơn hàng để xác nhận sản phẩm còn hàng hoặc không trước khi giao hàng cho khách. Trong trường hợp sản phẩm đã hết hàng hoặc không thể giao hàng cho người mua trên TikTok, người bán phải tuân thủ các quy tắc hoàn trả và hoàn tiền cho khách hàng theo các điều khoản sau đây:

• Hủy đơn hàng trước khi chuyển trạng thái “shipped”: Người bán có thể hủy đơn hàng trước khi trạng thái đơn hàng chuyển sang trạng thái “shipped”.
• Hủy đơn hàng tự động khi không thanh toán đúng thời hạn: Nếu khách hàng không thanh toán trong thời gian quy định (tùy theo điều kiện áp dụng) do người bán hoặc nền tảng đặt, đơn hàng sẽ tự động bị hủy.
• Xử lý yêu cầu hủy trong vòng 48 giờ: Tất cả các yêu cầu hủy đơn hàng phải được xử lý trong vòng 48 giờ kể từ khi gửi yêu cầu.
• Phê duyệt tự động nếu không có hành động từ người bán: Các yêu cầu đang chờ xử lý sẽ tự động được phê duyệt nếu người bán không thực hiện hành động nào đối với yêu cầu.
• Thông báo hủy đơn hàng nếu sản phẩm hết hàng hoặc tồn kho hỏng: Nếu một mặt hàng hết hàng hoặc hàng tồn kho bị hư hỏng, người bán cần thông báo cho khách hàng và hủy đơn đặt hàng.
• Gửi thông báo hủy bỏ đến khách hàng: Tất cả các thông báo hủy bỏ phải được gửi đến khách hàng thông qua tính năng nhắn tin trong ứng dụng.

Đóng gói sản phẩm mà khách đã đặt

• Trước khi vận chuyển, Nhà bán hàng nên đóng gói sản phẩm cẩn thận để giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Người bán cần thường xuyên kiểm tra và tuân thủ các điều khoản, điều kiện và chính sách mới nhất của nhà vận chuyển để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra thuận lợi.
• Chỉ vận chuyển các sản phẩm được cửa hàng TikTok và nhà vận chuyển ủy quyền. Không nên đóng gói bất kỳ sản phẩm nào không phải là đặt hàng của khách hàng trong kiện hàng gửi cho khách.
• Cấm gửi bất kỳ tin nhắn nào yêu cầu khách hàng đánh giá tích cực.
• Tránh trả lại sản phẩm để nhận ưu đãi khác hoặc thêm bất kỳ thông tin không phù hợp nào vào gói hàng.
• Không được đính kèm hoặc đặt bất kỳ tài liệu quảng cáo hoặc khuyến mãi trái phép nào như tờ rơi, tài liệu quảng cáo, thẻ giá hoặc nhãn dán không liên quan khác bên trong gói hàng.
• Nếu có yêu cầu đặc biệt về đóng gói đối với các mặt hàng chất lỏng hoặc sắc nhọn, như bộ đồ ăn, đồ dễ vỡ, đồ dễ hỏng, hàng dệt may, hàng nguy hiểm, pin, v.v., người bán cần tuân thủ hướng dẫn của TikTok Shop.
• Nếu có bất kỳ mặt hàng nào cần xử lý đặc biệt, người bán phải thông báo cho nhà vận chuyển trước khi vận chuyển hàng.

Giao hàng cho đơn vị hợp tác vận chuyển

Bước tiếp theo trong quy trình xử lý đơn hàng trên TikTok Shop là giao hàng cho đơn vị vận chuyển để chuyển tới tay khách hàng. Giao hàng bằng hai phương thức:

Tự lấy hàng:

• Nhà bán hàng cần hoàn tất việc đóng gói và cập nhật trạng thái đơn hàng thành “shipped – chờ lấy hàng” trong vòng 72 giờ sau khi đặt hàng.
• Người vận chuyển sẽ được thông báo và nhận gói hàng từ nhà bán trong vòng 48 giờ.
• Sau khi gói hàng được vận chuyển, bên vận chuyển sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đã lấy” trong hệ thống. Trạng thái này sẽ được phản ánh trong “Trung tâm người bán – Quản lý đơn hàng”.
• Trong trường hợp bên vận chuyển chậm trễ, người bán có thể chọn “Khiếu nại” để khiếu nại với TikTok Shop.

Giao tận nơi:

• Trước khi vận chuyển, người bán phải hoàn thành việc đóng gói trong “Seller Central” và chọn điểm vận chuyển gần nhất.
• Nhà bán hàng cần cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đã gửi – Đang chờ nhận hàng” trong vòng 72 giờ kể từ khi đặt hàng.
• Người bán cần chuyển gói hàng đến điểm vận chuyển đã chọn trong vòng 48 giờ.
• Sau khi hàng được gửi đi, bên vận chuyển sẽ đến lấy hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống thành “đang vận chuyển”. Trạng thái này của đơn hàng sẽ được TikTok hiển thị trong Trung tâm người bán trong phần Quản lý đơn hàng.

Kiểm tra tình trạng giao hàng tới tay khách hàng

• Nhà bán hàng cần theo dõi tình trạng đơn hàng từ khi gửi đi cho đến khi người nhận hàng xác nhận đã nhận được.
• Người bán chịu trách nhiệm đối với mọi vấn đề liên quan đến đơn hàng, bao gồm cả quản lý hậu cần và giải quyết các khiếu nại từ khách hàng.
• Đối với phương thức vận chuyển của người bán, nếu sau 14 ngày kể từ ngày gửi mà khách hàng không nhận được hàng, thì đơn hàng sẽ được xem xét là thất lạc.
• Trong quá trình giao hàng trên TikTok, nếu bên vận chuyển không thực hiện giao hàng đúng theo thời gian đã cam kết, sẽ bị xem là giao hàng chậm trễ.
• Nếu người vận chuyển không giao hàng hóa thành công trong hai lần thời gian giao hàng đã cam kết, thì hàng hóa đó sẽ bị coi là mất. Trong tình huống các điều kiện giao hàng bất thường như hỏng hóc, mất mát hoặc chậm trễ trong quá trình vận chuyển, chúng tôi có thể hủy đơn đặt hàng và thông báo cho khách hàng để họ có thể yêu cầu hoàn tiền.

Những hành vi nghiêm cấm không được làm khi vận chuyển đơn hàng TikTok

• Rò rỉ thông tin khách hàng: TikTok đã tăng cường lớp bảo mật bằng cách ẩn địa chỉ và số điện thoại của khách hàng trong Trung tâm Người bán. Do đó, bạn cần tuân thủ chính sách này và không sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng cho bất kỳ mục đích nào khác.
• Đừng lôi kéo khách hàng: Đây là một nguyên tắc cơ bản mà mọi người bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử cần tuân thủ. Hãy chỉ thực hiện các giao dịch và trao đổi thông tin thông qua TikTok, không đề cập hoặc khuyến khích khách hàng dùng các nền tảng khác. Nếu vi phạm, TikTok Shop sẽ áp đặt mức phạt nghiêm ngặt lên nhà bán hàng.
• Không thực hiện thao tác buff đơn hàng: Một số người bán có xu hướng tăng doanh số bằng cách sử dụng các dịch vụ “buff” để tăng lượt mua và đánh giá. Tuy nhiên, việc này là vi phạm quy định của TikTok Shop và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho cửa hàng của bạn.
• Đảm bảo đúng sản phẩm và vận chuyển: Hãy đảm bảo rằng mọi sản phẩm được gửi đi đều đúng với những gì khách hàng đặt hàng. Đừng gửi sản phẩm thiếu hoặc sai, và tránh vận chuyển hộp rỗng hoặc các sản phẩm bị cấm theo chính sách của TikTok Shop. Điều này giúp duy trì uy tín của bạn và tránh các vấn đề pháp lý có thể phát sinh.

Vừa rồi là những chia sẻ hữu ích từ DC Media về cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop, nhằm giúp người bán hiểu rõ quy trình và thực hiện công việc kinh doanh một cách hiệu quả. Ngoài ra, trang web của chúng tôi còn cung cấp nhiều thông tin thú vị về tin công nghệ và các xu hướng mới nhất. Nếu bạn cảm thấy hứng thú, đừng ngần ngại ghé thăm trang web của chúng tôi để khám phá thêm những kiến thức bổ ích nhé!

Vũ Thanh Mai

Change the world by being yourself.

See author's posts