Là một người mua trực tuyến trên TikTok Shop, bạn đã trải qua quy trình thú vị của việc chọn lựa sản phẩm, đặt hàng, và mong đợi nhận được những sản phẩm độc đáo và đầy phong cách tại cửa nhà. Tuy nhiên, có một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình này là việc hoàn thành đơn hàng của bạn, và trong bài viết này, DC Media sẽ khám phá cách trợ lý hoàn thành đơn hàng của bạn trên TikTok Shop như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình này và các bước cơ bản để đảm bảo bạn nhận được sản phẩm mong muốn một cách suôn sẻ và dễ dàng.
Xem thêm: Vận chuyển đơn hàng là gì? Tất cả những gì bạn cần biết về vận chuyển đơn hàng trên TikTok?
Quản lý đơn hàng trên TikTok Shop
Tính năng này sẽ giúp bạn mở rộng cửa hàng của mình bằng cách tìm kiếm và quản lý các đơn hàng mới một cách hiệu quả. Bạn có thể tự do sắp xếp và ưu tiên các đơn hàng, quản lý đồng thời nhiều đơn hàng lớn, yêu cầu đối tác vận chuyển của TikTok Shop đến lấy hàng và theo dõi tiến trình giao hàng của họ.
Tất cả
Hãy hiển thị toàn bộ danh sách các đơn hàng, bao gồm cả những đơn hàng có các trạng thái khác nhau.
Chưa thanh toán
Hãy hiển thị danh sách đơn hàng mà khách hàng đã đặt nhưng chưa thực hiện thanh toán. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở khách hàng cần thực hiện thanh toán sau 15 phút kể từ khi đặt hàng và sau 16 giờ kể từ thời điểm đặt hàng. Đặc biệt, nếu sau 48 giờ kể từ khi đặt hàng, thanh toán vẫn chưa được thực hiện, đơn hàng sẽ tự động bị hủy bỏ. Khách hàng sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng để thông tin về việc hủy đơn hàng của họ.
Cần vận chuyển
Hãy hiển thị danh sách các đơn hàng đang ở trong trạng thái “Cần vận chuyển,” với việc chia thành hai trạng thái phụ:
Chờ vận chuyển
Ở đây, chúng ta thấy tất cả các đơn hàng đã được khách hàng thanh toán và đang chờ người bán chuẩn bị. Người bán được cấp 72 giờ để tiến hành việc chuẩn bị đơn hàng. TikTok Shop đề xuất người bán có thể tiến hành việc chuẩn bị bằng cách:
- Chuẩn bị danh sách sản phẩm cần giao
- Đóng gói đơn hàng
- In nhãn vận chuyển
- Hủy đơn hàng nếu cần
Chú ý quan trọng: Trước khi nhấp vào tùy chọn “Sắp xếp vận chuyển,” hãy đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng đã được đóng gói và sẵn sàng để vận chuyển.
Chờ thu gom
Ở đây, hiển thị danh sách các đơn hàng đã được yêu cầu để lấy hàng (hoạt động này được kích hoạt sau khi nhấp vào “Sắp xếp vận chuyển”), nhưng chưa được đối tác giao nhận lấy hàng. Đối tác giao nhận sẽ tiến hành việc lấy hàng trong vòng 24 giờ. Trong thời gian này, người bán vẫn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Xem thông tin về việc giao nhận
- Hủy đơn hàng nếu cần
- In nhãn vận chuyển nếu chưa được thực hiện
- In danh sách lấy hàng nếu cần
Như vậy, việc này giúp cụ thể hóa quy trình quản lý đơn hàng trong trạng thái “Cần vận chuyển” và mô tả chi tiết cách người bán có thể thực hiện các hoạt động liên quan đến việc chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa.
Đã vận chuyển
Hãy hiển thị danh sách các đơn hàng đã ở trong trạng thái “Đã vận chuyển,” và trong trạng thái này, TikTok Shop chia thành hai trạng thái phụ:
- Đang trung chuyển: Trạng thái này là nơi hiển thị tất cả các đơn hàng đã được đơn vị giao nhận lấy hàng và đang trong quá trình vận chuyển, nhưng khách hàng vẫn chưa nhận được hàng. Trong trường hợp này, khách hàng đang chờ đợi hàng hóa được giao đến.
- Đã giao: Trạng thái này là nơi hiển thị tất cả các đơn hàng đã được giao cho khách hàng, nghĩa là quá trình giao hàng đã hoàn thành và hàng hóa đã được nhận bởi khách hàng.
Người bán có thể xem chi tiết về quá trình giao nhận trên cả hai tab trạng thái phụ. Điều này giúp người bán có kiểm soát và thông tin chi tiết về việc vận chuyển và giao hàng cho khách hàng của họ, từ quá trình vận chuyển đến việc đảm bảo rằng hàng hóa đã được giao đúng và đầy đủ cho khách hàng.
Đã hoàn thành
Xin vui lòng hiển thị danh sách các đơn hàng đã được giao hơn 6 ngày trước đây, tượng trưng cho những đơn hàng mà đã qua hơn một tuần kể từ thời điểm giao hàng.
Hủy bỏ
Hãy hiển thị danh sách các đơn hàng đã bị hủy, đặc biệt là các đơn hàng mà khách hàng đã yêu cầu hủy bỏ. Quá trình hủy đơn hàng này tuân theo các quy tắc sau đây:
- Hủy đơn hàng trong vòng 1 giờ sau thanh toán: Khách hàng có quyền hủy đơn hàng của họ trong vòng 1 giờ sau khi đơn hàng được thanh toán, miễn là đơn hàng chưa được người bán sắp xếp vận chuyển. Trong trường hợp này, không cần sự chấp thuận từ người bán.
- Hủy đơn hàng sau 1 giờ hoặc sau khi sắp xếp vận chuyển: Nếu khách hàng muốn hủy đơn hàng sau thời gian 1 giờ sau thanh toán hoặc sau khi đã sắp xếp vận chuyển, họ sẽ cần sự chấp thuận từ người bán.
- Thời gian phản hồi của người bán: Người bán có thời gian là 48 giờ để trả lời yêu cầu hủy từ khách hàng. Nếu người bán không phản hồi trong khoảng thời gian này, hệ thống sẽ tự động chấp thuận yêu cầu hủy.
- Giải quyết khiếu nại: Trong trường hợp có khiếu nại hoặc tranh chấp liên quan đến quyết định hủy đơn hàng, TikTok sẽ tiến hành một quy trình hòa giải giữa người bán và khách hàng để giải quyết và kết thúc việc phê duyệt yêu cầu hủy đơn.
Quy trình này giúp bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán trong việc quản lý và giải quyết các yêu cầu hủy đơn hàng trên nền tảng TikTok.
Hóa đơn
Hãy cùng tìm hiểu cách mà người bán tạo và quản lý hóa đơn trên nền tảng này, bằng cách trình bày chi tiết cách thức tạo và xác thực hóa đơn:
Phương pháp tạo hóa đơn của người bán
Một hóa đơn thường có thông tin tương tự với số đơn hàng và số hóa đơn không thể thay đổi. Điều này đảm bảo tính nhất quán và đáng tin cậy của thông tin giao dịch. Người bán không có quyền thay đổi số hóa đơn, giúp tránh sự thiếu minh bạch và khả nghi trong giao dịch.
Phương pháp kiểm tra hóa đơn của người bán
Người bán nên có một quy trình kiểm tra cẩn thận để đảm bảo rằng thông tin trong hóa đơn chính xác và phù hợp với giao dịch ban đầu. Điều này bao gồm việc kiểm tra số hóa đơn, số đơn hàng, các mặt hàng và số tiền đã được thanh toán. Việc kiểm tra đáng tin cậy này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của hóa đơn.
In hóa đơn trên trang “Quản lý đơn hàng”
Hóa đơn được tạo và quản lý thông qua trang “Quản lý đơn hàng.” Trang này cung cấp một giao diện đơn giản cho người bán để tạo và xem hóa đơn liên quan đến các đơn hàng cụ thể. Người bán có thể truy cập thông tin đơn hàng và hóa đơn tương ứng một cách dễ dàng từ trang này, đồng thời đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến giao dịch được theo dõi và cập nhật một cách hiệu quả.
Xuất đơn hàng
Quá trình “Xuất đơn hàng” cho phép người bán dễ dàng tạo và tùy chỉnh báo cáo về các đơn hàng của họ. Trong quá trình này, người bán có thể chọn từ nhiều điều kiện lọc để xác định phạm vi dữ liệu đơn hàng cụ thể mà họ muốn xuất, sau đó nhấp vào tùy chọn “Xuất.” Các điều kiện lọc này bao gồm:
- Trạng thái đơn hàng: Người bán có thể lựa chọn giữa nhiều trạng thái khác nhau, bao gồm “Tất cả,” “Chưa thanh toán,” “Cần vận chuyển,” “Đã vận chuyển,” “Đã hoàn thành,” và “Hủy bỏ.”
- Khoảng thời gian của đơn hàng: Người bán có thể xác định khoảng thời gian dựa trên thời gian đơn hàng được tạo hoặc thời gian đơn hàng được thanh toán.
- Định dạng đơn hàng: Người bán có sự linh hoạt để chọn định dạng xuất, bao gồm CSV và Excel, tùy theo nhu cầu của họ.
- Mẫu đơn hàng: Có ba tùy chọn mẫu đơn hàng khác nhau:
- Danh sách mặt hàng: Chủ yếu chứa thông tin về số tiền và thời gian của các mặt hàng trong đơn hàng.
- Danh sách vận chuyển: Bao gồm thông tin về địa chỉ người nhận của đơn hàng và thông tin liên quan đến vận chuyển.
- Danh sách SKU đơn hàng (Mẫu mới! Khuyên dùng): Kết hợp thông tin từ hai mẫu đầu tiên và bổ sung thêm thông tin như phí vận chuyển của đơn hàng, trạng thái của đơn hàng trong quá trình thực hiện, trạng thái của tập tin in, và nhiều thông tin khác.
Ngoài ra, người bán có thể truy cập lịch sử xuất để tìm hiểu thông tin chi tiết về việc tạo báo cáo và tải về phiên bản mới nhất của báo cáo.
Lưu ý rằng hỗ trợ xuất các đơn hàng trong vòng 90 ngày gần nhất và hạn chế xuất tối đa 15.000 bản ghi đơn hàng cùng lúc, để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán trong quá trình quản lý dữ liệu. Đặc biệt, danh sách SKU đơn hàng cung cấp thông tin sản phẩm đầy đủ nhất để giúp người bán nắm bắt mọi khía cạnh của giao dịch.
Quản Lý Đơn Hàng Hủy trên TikTok Shop
Từ ngày 30 tháng 3 năm 2022, TikTok Shop sẽ thực hiện một cải tiến quan trọng đối với trang “Quản Lý Đơn Hàng Hủy.” Theo cải tiến này, trạng thái “Chờ Phản Hồi” sẽ bị xóa bỏ và toàn bộ các chức năng liên quan đến quản lý đơn hàng hủy sẽ được chuyển sang trang “Quản Lý Đơn Hàng Hủy.” Điều này nhằm tạo ra một sự tập trung và tối ưu hóa quá trình quản lý đơn hàng bị hủy, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và xử lý các yêu cầu hủy một cách thuận tiện và hiệu quả hơn.
Tất cả
Tất cả thông tin liên quan đến yêu cầu hủy đơn hàng sẽ được hiển thị trên trang này, bao gồm cả tất cả các yêu cầu hủy đơn hàng từ người mua và trạng thái của các đơn hàng mà đã bị hủy. Điều này bao gồm một tổng quan toàn diện về quá trình quản lý yêu cầu hủy đơn hàng, cho phép bạn theo dõi và thực hiện các tác vụ quản lý liên quan một cách chi tiết và đáng tin cậy.
Chờ tiến hành
Trong trường hợp yêu cầu hủy đơn hàng từ phía người mua, cần sự chấp nhận từ người bán, và có hai tình huống cụ thể mà chúng ta cần xem xét:
- Yêu cầu hủy trong vòng 1 tiếng sau thanh toán và trước khi đơn hàng được chuyển đi: Đây là thời điểm mà người mua có quyền yêu cầu hủy đơn hàng sau khi đã thanh toán trong vòng 1 tiếng, và trước khi đơn hàng được chuyển đi. Trong trường hợp này, yêu cầu hủy đơn hàng có thể được khởi đầu và yêu cầu chấp thuận từ người bán.
- Yêu cầu hủy trong vòng 1 tiếng sau đặt đơn hàng COD (Cash On Delivery – phát hàng thu tiền tận nhà) và trước khi đơn hàng được chuyển đi: Đối với đơn hàng COD, người mua cũng có quyền yêu cầu hủy đơn hàng trong vòng 1 tiếng sau khi đặt hàng, trước khi đơn hàng được chuyển đi. Tương tự như trường hợp trước, yêu cầu hủy đơn hàng trong tình huống này cũng yêu cầu sự đồng ý từ phía người bán.
Điều này đảm bảo rằng quyền của cả người mua và người bán được bảo vệ, và quy trình hủy đơn hàng được thực hiện trong các tình huống cụ thể đã được xác định một cách rõ ràng.
Đã hoàn thành
Hãy cùng xem xét quá trình kiểm tra các đơn hàng đã được hoàn thành một cách thành công, đặc biệt chúng ta sẽ loại bỏ các trường hợp bị từ chối hủy đơn:
Trang “Đã hoàn thành” là nơi bạn có thể xác minh và theo dõi tất cả các đơn hàng mà đã được hoàn thành một cách thành công, đồng thời loại bỏ các trường hợp bị từ chối hủy đơn. Trong trường hợp này, trang “Đã hoàn thành” cung cấp một cái nhìn tổng quan về quá trình xử lý và giao hàng của bạn, giúp bạn nắm bắt các giao dịch đã kết thúc một cách thuận tiện và hiệu quả.
Đã đóng
Trang “Đã đóng” là nơi bạn có thể xem xét và theo dõi các trường hợp mà đã bị từ chối hủy đơn hàng. Trong trang này, bạn có cơ hội tổng hợp và xác minh các trường hợp cụ thể mà yêu cầu hủy đơn hàng của bạn đã bị từ chối. Qua đó, bạn có thể hiểu rõ hơn về những lý do và quy trình liên quan đến việc từ chối hủy đơn hàng và quản lý chúng một cách tốt nhất. Điều này giúp bạn theo dõi và xử lý các trường hợp đặc biệt này một cách thông minh và hiệu quả hơn.
Quản lý Trả hàng/Hoàn tiền trên TikTok Shop
Tính năng này giúp bạn quản lý và xử lý yêu cầu hoàn tiền hoặc trả hàng từ phía khách hàng một cách chi tiết và hiệu quả. Trong khả năng quản lý này, bạn có khả năng tìm thấy và theo dõi các yêu cầu mới từ khách hàng, và từng bước quá trình xử lý chúng được hiển thị rõ ràng. Điều này giúp bạn tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và nắm vững quá trình quản lý yêu cầu hoàn tiền hoặc trả hàng, đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được xử lý một cách tổ chức và chính xác.
Tất cả
Trang “Tất cả” là nơi bạn có thể xem xét và quản lý tất cả các yêu cầu trả hàng hoặc hoàn tiền từ khách hàng. Tại đây, bạn có khả năng tìm thấy và theo dõi mọi yêu cầu, bao gồm cả các yêu cầu mới và đã được xử lý. Điều này giúp bạn duyệt qua toàn bộ danh sách các yêu cầu này, theo dõi tình trạng của mỗi yêu cầu và thực hiện các tác vụ quản lý cụ thể một cách chi tiết. Đồng thời, bạn có khả năng tiếp cận thông tin về mọi yêu cầu một cách dễ dàng, đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu trả hàng hoặc hoàn tiền đều được quản lý một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
Cần tiến hành
Trang “Cần tiến hành” là nơi hiển thị danh sách tất cả các yêu cầu mà vẫn chưa được người bán xử lý. Trên trang này, người bán có khoảng thời gian là 2 ngày để phản hồi và xử lý các yêu cầu này. Trong trường hợp người bán không thực hiện phản hồi, hệ thống sẽ tự động chấp thuận yêu cầu từ phía khách hàng.
Một điều quan trọng là người bán cần phải cung cấp một lý do cụ thể nếu họ quyết định từ chối yêu cầu hủy. Điều này cho phép khách hàng có quyền khiếu nại và đưa ra sự quyết định cuối cùng về yêu cầu của họ. Trong trường hợp có khiếu nại, TikTok sẽ tiến hành một quá trình hòa giải giữa người bán và khách hàng để đảm bảo giải quyết tình huống một cách công bằng và bên vững.
Đang xử lý
Trang “Đang xử lý” là nơi hiển thị tất cả các yêu cầu mà đã được chấp thuận và đang trong quá trình xử lý để thực hiện việc trả hàng hoặc hoàn tiền cho khách hàng. Tại đây, bạn có khả năng xem tình trạng của mỗi yêu cầu cụ thể và theo dõi quá trình tiến hành xử lý chúng từng bước một. Điều này giúp bạn duyệt qua danh sách các yêu cầu này, đảm bảo rằng mọi quy trình trả hàng hoặc hoàn tiền đều được thực hiện một cách tổ chức và hiệu quả, và đặc biệt, đảm bảo rằng khách hàng nhận được dịch vụ chất lượng và thỏa mãn.
Đã hoàn thành
Trang “Đã hoàn thành” cung cấp một tổng quan về tất cả các yêu cầu mà đã được chấp thuận và đã được hoàn thành thành công, bao gồm cả việc trả hàng hoặc hoàn tiền cho khách hàng. Tại đây, bạn có khả năng xem chi tiết về các giao dịch đã được kết thúc một cách thành công và theo dõi tình trạng của mỗi yêu cầu cụ thể. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng quy trình trả hàng hoặc hoàn tiền đã được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác, và đồng thời đảm bảo rằng khách hàng đã được đối xử một cách tốt nhất.
Đã đóng
Trang “Đã đóng” hiển thị tất cả các yêu cầu đã kết thúc, cho phép người bán xem xét chi tiết về quá trình này. Trong trang này, người bán có nhiệm vụ đưa ra lý do cụ thể nếu họ từ chối một yêu cầu và khách hàng được trao quyền khiếu nại quyết định của người bán.
Ở lần từ chối đầu tiên, khách hàng có quyền yêu cầu lại việc trả hàng/hoàn tiền hoặc khiếu nại quyết định của người bán. Điều này đảm bảo tính công bằng và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Tuy nhiên, ở lần từ chối thứ hai, khách hàng chỉ có khả năng khiếu nại quyết định của người bán. Quy trình này giúp thúc đẩy giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả và công bằng giữa người bán và khách hàng.
Nếu sau khi khiếu nại quyết định, vẫn còn mâu thuẫn không được giải quyết, TikTok sẽ tiến hành một quá trình hòa giải giữa người bán và khách hàng để đảm bảo kết thúc việc phê duyệt yêu cầu hủy đơn một cách hợp lý và tốt nhất cho cả hai bên.
Lời kết
Trong bài viết này, chúng ta đã đi sâu vào quy trình hoàn thành đơn hàng trên TikTok Shop. Từ việc xem xét trạng thái đơn hàng cho đến quá trình nhận và xác nhận giao dịch, chúng ta đã thảo luận về những bước quan trọng mà bạn cần phải thực hiện để đảm bảo việc mua sắm trực tuyến trên TikTok Shop này diễn ra một cách dễ dàng và thuận tiện.
Mong rằng thông qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về cách hoàn thành đơn hàng trên TikTok Shop và có thêm kiến thức để tận hưởng trải nghiệm mua sắm trực tuyến tốt nhất. Hãy luôn tận dụng những tiện ích và dịch vụ mà TikTok Shop cung cấp để thỏa mãn nhu cầu mua sắm của bạn và tận hưởng những sản phẩm độc đáo và thú vị mà nền tảng này mang đến. Chúc bạn có những trải nghiệm mua sắm thú vị và hài lòng trên TikTok Shop!
